だれかに話したくなる本の話

ムダ時間を徹底的に洗い出す、という効率化の方法

毎日、気がつけば残業になっているあなた。もしかして、時間の使い方に無駄があるのかもしれません。
 少しでも早く仕事が終わるように、効率化を考えてみませんか?
 鹿田尚樹著『大事なことはすべて記録しなさい』(ダイヤモンド社)より、すぐにでも使えそうな簡単時間短縮術を紹介します。


1.タイムログをつけてみる

 家計簿をつければお金が、食べた物を記録すれば体重が管理できる。これは時間も同じこと。
 まずは一日の欄が大きめなスケジュール帳とストップウォッチを用意して時間の記録をつけてみてください。通勤時間から勤務時間中の細かい内容まで記録していくと、自分の生活の中での時間の無駄が「見える化」します。

2.日々のタスクに必要な時間を記録する

 毎日どんなタスクがあり、それにどのくらい時間がかかるのか、把握することで、一週間に自分がこなすことができる仕事の量、一日にどのくらい時間があるのか、を把握することができます。 自分がどの程度できるのかがわかっていれば「なんとなくできる気がして」と、容量オーバーの仕事を引き受けてしまう、なんてことはなくなるはず。

3.チェックシートを使って仕事を記録化する

 業務の細かい手順、要点をまとめ、テンプレートやマニュアルを作成すると、他人が理解しやすくなるのはもちろん、自分でもその仕事について正確に理解することができます。そのように「仕組み化」することで伝達も早くなり、誰でもその業務を行うことができるようになります。「仕組み」を作り、記録していくことで、仕事はぐっと楽になるでしょう。

4.マンスリータイプの手帳を使う

 週ベースの手帳だと、スケジュール管理も一週間ごとになりがち。翌週のはじめが締め切りの仕事をうっかり認識し忘れてしまうかもしれません。マンスリータイプの手帳なら、月単位で仕事を把握できるので、仕事の優先順位をミスがないように組み立てることができます。

 気にしていないだけで、「無断な時間」は案外多いのではないでしょうか。「記録」することで仕事の質が変わります。
 なぜかいつも納期や〆切ギリギリになってしまう人は試してみては!?
新刊JPニュース編集部:川口絵里子)

『大事なことはすべて記録しなさい』
著者:鹿田尚樹
出版社:ダイヤモンド社
価格(税込):¥1500
発売中