『業績をあげるとっておきのICT活用術』

業績がなかなか上がらない会社に見られる４つのパターン

業務の効率化はどの企業においても常に課題です。 特に近年はパソコンをはじめとしたＩＴ機器の普及に伴い、劇的に仕事の仕方が変化しました。さらに、スマホやタブレットなどのスマートデバイスが登場し、クラウドやＳＮＳが普及するなど、仕事を進める上でＩＴ技術をどう使うか、その成否の影響は、日増しに大きくなるばかりです。

こうした技術は今、“ＩＣＴ”と呼ばれています。その意味は「情報通信技術」で、ＩＴの間に挟まれた“Ｃ”は「コミュニケーション」を指します。

ところが、このＩＣＴをうまく活用できている中小企業はそれほど多くないと指摘する人がいます。『業績をあげるとっておきのICT活用術』（セルバ出版／刊）の著者であり、ＩＴコンサルタントの五島一輝さんです。

ＩＣＴを活用して業務の効率を高め、どんどん最先端の情報を取り入れ、ビジネスを加速させる。そう思ってＩＣＴを導入をしてもなかなか成果が出てこない。そのように感じている経営者は多いのだそう。

では、どうしてＩＣＴを導入しても業績が伸びないのでしょうか？　本書によれば業務の効率化という観点だけでも、以下のような問題を抱えているケースが数多く見受けられるといいます。しかも、問題としてしっかり認識できていればまだましで、気付いていないこともしばしばあるそうです。

■「ＥＸＣＥＬ」シートの管理ができていない

表計算ソフトの「ＥＸＣＥＬ」を使っていない中小企業はほとんどないでしょう。 確かにとても便利なソフトなのですが、著者によれば、大企業では「内部統制」の観点から利用が制限されているのだとか。

例えば「履歴管理が苦手」「ファイルをコピーして容易に派生版を残せてしまう」といったデメリットがあったり、ファイル名の付け方が統一されていなかったりすると、そもそもどのファイルが最新なのか分からず時間をロスしてしまったりすることもあります。

ただ、これらは工夫することで対処できてしまうので、どうしてもそのまま使ってしまいます。しかし、その力技が、効率や品質の悪化につながることがあるということは知っておいた方がいいでしょう。

■販売管理システムを入れても会社の実態と合っていない

販売管理のシステムを入れている企業は多いはず。 ところが、著者はこの部分にもメスをいれます。中小企業の販売管理業務は企業による違いが多い分野であるため、パッケージソフトでは業務の実態に合わないところが出てくるというのです。

これらのソフトも「ＥＸＣＥＬ」と同じように、使い方の工夫でなんとかカバーされているケースが多く、効率化や品質向上を妨げる壁の一つとなります。

■組織的とは言えない体制や仕組みで業務を行っている

中小企業の長所であり、そして短所ともいえるところが、業務の仕方や分担が曖昧で、担当者の裁量によって業務が処理されていることが常態化していることです。

これは柔軟に対応できる反面、特定の担当者に業務が属人化してしまい、担当者がいなくなった途端に業務の進捗が止まるというマイナスポイントがあります。

また、優秀な人ほど、ＩＣＴの導入が自分のメリットを見出せないと感じたら、ＩＣＴの活用に消極的になることが多くあります。 個々の工夫は歓迎すべきことなのですが、組織としてルール化しておかないと問題になることもあるので、しっかりとした組織のルールを作ることが大事です。

■「慣れ」によって無駄な業務が定着してしまう

定例ミーティングで提出する資料、本当にちゃんと読まれているのでしょうか？ もちろん、最初の頃は明確な目的があって作られていた資料。でも、時間が経つにつれて必要なくなっていくこともあるはずです。

ところが、「慣れ」が充満してくると、それが不必要であるにも関わらず放置されてしまうことがあります。定期的に無駄な業務がないか洗う時間を設けることが、効率向上につながるのです。

これらの点を踏まえて、どのようにＩＣＴを使って効率化していけばいいのでしょうか。

本書ではこの他に、「必要とする情報のスピードや有用性」、「顧客満足度や商機」、「コスト」などの観点からも、勘違いしてしまう問題や気付きにくい問題を分かり易く解説しており、業績向上のためのICT活用アイデアが豊富に載っています。

『業績をあげるとっておきのICT活用術』は中小企業向けにＩＣＴの活用方法が紹介されている一冊。ＩＣＴを導入する目的は業績の向上です。 そのために、今のシステムを見直してみるのもいいのかもしれませんよ。

（新刊JP編集部）